10 Dez Optimierung von Prozessen durch Warenwirtschaft und Webapps

Optimierung von Prozessen durch Warenwirtschaft und Webapps

Ausgangssituation:

Bei einem mittelständischen Unternehmen, nachfolgend QL-IT-Kunde genannt, mit etwa 50 Mitarbeitern haben wir die Prozesse analysiert.
Der QL-IT-Kunde ist ein Dienstleistungs- und Produktionsunternehmen in der Lebensmittelindustrie. Themen wie Rückverfolgung und Chargenkennzeichnung steigen stetig. Das Unternehmen veredelt für überwiegend gleiche B2B-Kunden Lebensmittelprodukte und verarbeitet diese weiter.

Aufträge wurden per Fax, Mail in Form von Excel-Listen und Telefon angenommen und verarbeitet. Anschließend wurden manuell Produktionsaufträge erstellt, die dann später wiederrum in Lieferpapiere und Rechnungen manuell weiter verarbeitet wurden.

Das System bestand überwiegend aus Excel-Listen und erforderte mehre 4-Augen-Prüfprozesse.

Tägliche Telefonate zwischen dem QL-IT-Kunden und seinen Kunden mit Statusgesprächen und Liefermengen waren die Regel.

Konzept:

Wir haben im Zuge der Konzeptionierung direkt mit den Mitarbeitern und den Enkunden gesprochen und Workshops gehalten.

Dabei kam deutlich der Wunsch in einer Vereinfachung und Erhöhung der Transparenz bei Auftragserstellung und Lieferung.

Die QL-IT Lösung:

Zuerst haben wir durch eine virtualisierte neue Serverinfrastruktur, mit Microsoft Server Betriebssystemen, Microsoft Exchange-Mailsystem, Microsoft Terminalserver sowie einem eigenen linuxbasierten Webserver die Plattform geschaffen.

Zusätzlich haben wir ein Webportal programmiert, wo die Endkunden direkt sich passwortgeschützt einloggen können und

Aufträge online erfassen können. Die Aufträge werden direkt für den QL-IT-Kunden sichtbar.  Gleichzeitig hat der Endkunde alle übertragenden Aufträge in einer Übersicht.

Das Webportal haben wir dann mit dem ERP-System sage Office Line gekoppelt. Dieses dient als Plattform für die we

itere Auftragsverarbeitung und Rechnungswesen.

Der QL-IT Kunde kann direkt aus den Aufträgen die notwendigen Produktionsaufträge und -papiere ers

tellen.

Nach Rückmeldung der produzierten Artikel werden die Lieferscheine generiert und gleichzeitig die gelieferten Positionen ans Webportal gemeldet.
Der Endkunde hat dadurch jederzeit eine Übersicht der gelieferten Produkte und den Produktionsstatus und erspart sich das Nachtelefonieren.

Des Weiteren kann der Endkunde sich selber Lieferübersichten und -statistiken in Form von pdf oder Excel erstellen.

Die Rechnungs- und Sammelrechnungserstellung wird auch durch das ERP System effizienter, da aus den gelieferten Positionen direkt Rechnungen erstellt werden.  Die Rechnungen werden dann anschließend direkt ins Rechnungswesen übergeben.

Die OP-Verwaltung und Mahnwesen können direkt aus dem Rechnungswesen überwacht und gesteuert werden.

Durch individuelle Auswertungsmöglichkeiten kann der QL-IT-Kunde nun sämtliche Statistiken wie z.B.

• Auftragseingänge nach Kunde, nach Artikel oder Artikelgruppen
• Liefermenge und produzierte Mengen nach Kunde, Artikel oder Endkunden
• Zahlungsverhalten und offene Posten der Kunden
• Liquidtätsbetrachtung

ohne manuelle Pflege an Excel direkt aus den Datenbanken erzeugt werden.

Ergebnis:

Eine Win-Win-Situation für den QL-IT-Kunden und dessen Kunden durch verschlankte und transparentere Prozesse.