Effizientes Dokumenten-Management mit DocuWare: Zeit, Geld & Nerven sparen
Sie möchten:
- Wichtige Dokumente schnell und einfach bearbeiten, teilen & archivieren?
- Manuelle-Abläufe digitalisieren & automatisieren?
- Ihre Teams einfacher und zeitsparender zusammenarbeiten lassen?
DOCUWARE IST BEI ÜBER 17.000 UNTERNEHMEN IM EINSATZ
Buchhaltung: Ohne Papierstapel und Rechnungssuche
Sorgen Sie dafür, dass Rechnungen immer, überall und sofort verfügbar sind. So gehen keine Rechnungen verloren und die Rechnungsfreigabe wird beschleunigt.
Personalabteilung: Zugriff auf alle Personalakten
Automatisieren Sie zentrale HR-Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter und speichern Sie Personaldaten digital, vollständig und gesetzeskonform an einem Ort.
Sachbearbeiter: Zugriff auf alle Akten
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Sachbearbeiter schneller und effizienter arbeiten, da sämtliche Dokumente digital vorhanden sind und mit Workflows automatisch bearbeitet werden können.
Produktion: Effiziente & digitale Produktionsabläufe
Steigern Sie die Effizienz Ihrer Produktion durch automatisierte Prozessabläufe und digitaler Datenerfassung. Damit wichtige Informationen sofort weiterverarbeitet werden können und Papierdokumente nicht mehr verloren gehen.
Endlich optimale Betriebsabläufe: Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven
- Sichern Sie den Informationsfluss zwischen allen Entscheidungsträgern, vor allem für Teams, die an unterschiedlichen Orten arbeiten, mithilfe eines Cloud-basierten Dokumenten-Managements.
- Indem Sie manuelle, papierbasierte Prozessen eliminieren, erhöhen Sie Ihre Prozesssicherheit und steigern Ihre Produktivität, um den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben legen zu können und den Unternehmensgewinn zu steigern.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen können massiv beschleunigt werden, und die Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Zahlung erheblich vereinfacht werden, indem Sie mit einer papierlosen Lösung von Docuware alle manuellen Schritte beseitigen.
- Ihr Vertrieb profitiert vom Zugriff auf alle Vertriebs- und Marketingunterlagen aus jedem Ort zu jeder Zeit und kann Ihrem Kunden das beste Kundenerlebnis ermöglichen.
- Durch vollständig gesicherte, organisierte und sicher archivierte Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, Lieferantenverträge und Anlagendokumentationen sind Sie bestmöglich vor Rechtsstreitigkeiten, Datenverlusten und böswilligen Angriffen geschützt und sind bestens auf Ihre Audits vorbereitet.
Herausragender Kundenservice mit DocuWare Service Award 2023 prämiert
Ein Auszug unserer Kunden aus der Bremer Region, die DocuWare aktiv im Einsatz haben
- Bessere Zusammenarbeit im Team
- Kosteneinsparungen durch papierlose Prozesse
- Schneller Kundenservice und Reaktionszeiten
- Nahtlose Integration in bestehende Systeme
- Hohe Datensicherheit und Datenschutz
- Effiziente Arbeitsprozesse
- Zeitersparnis durch automatisierte Workflows
- Platzsparende digitale Dokumentenablage
- Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum
- Rechtskonforme Dokumentenverwaltung
Ihr Vorteil:
Warum Cloud Dokumenten-Management mit DocuWare?
FALLSTUDIEN UNSERER KUNDEN
Problem
Etabliertes Unternehmen mit 5 verschiedenen Standorten suchte nach einem IT-Partner, der Sie in allen Belangen gut und kompetent beraten kann, um insbesondere die Ansprüche und Hindernisse der Buchhaltung versteht. So kamen Rechnungen nicht rechtzeitig in der Buchhaltung an und sind teilweise auch nicht dort eingegangen. Aber auch andere Dokumente der Produktion und Prüfmittel revisionssicher archivieren.
Ziel
Alle eingehenden Rechnungen zentral managen, um eine schnelle und effiziente Buchhaltung zu gewährleisten und Abläufe so effizient und zeitsparend, wie möglich zu gestalten. Produktionspapiere in digitale Auftragsakten und Prüfmittel mit Prüfdaten in DocuWare archivieren.
Lösung
Einführung von DocuWare, wodurch zentral alle eingehenden Rechnungen eingescannt werden und sofort in der Buchhaltung per Schnittstelle erfasst und weiterbearbeitet werden. Sodass Zahlungen schnell und einfach durchgeführt werden können.
Prüfmittel und Sicherheitsbelehrungen per Workflows automatisch als Aufgaben lenken.
Björn König
Geschäftsführer
Problem
Viel Papierkram, Dokumentation und Archivierung machten die innerbetrieblichen Abläufe schwieriger und kosteten viel Zeit und Ressourcen im Betrieb. Das bestehende Dokumentenmanagement Tool reichte im Funktionsumfang nicht aus, da nur Dokumente archiviert wurden.
Ziel
Es wurde nach einer zentralen Datenbank für eine effiziente Administration und Verwaltung aller Dokumente gesucht. Hier drin sollten alle betriebsrelevanten Stammdaten verwaltet und dokumentiert werden.
Lösung
Einführung von DocuWare. Hierdurch konnte alles zentral verwaltet werden und eine zusätzliche Entwicklung macht auch die mobile Dokumentation von Abläufen am Mobiltelefon für LKW-Fahrer deutlich einfacher und schneller. Hierdurch konnten 5 Mitarbeiter für anderweitige betriebsrelevante Aktivitäten eingesetzt werden, die früher nur für die Administration verantwortlich waren.
Alexander Heine
Geschäftsführer
Hier ein Auszug von Anwendungsbeispielen, die wir mit DocuWare bei unseren Kunden optimieren:
- Rechnungseingangsprozess / Spesenabrechnungen
- Digitale Auftragsakten (eAkten) (E-Mails, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, etc. zu Projekten undAufträgen an einem Ort)
- Personalakte. Personaldokumente, Bewerbungsprozesse, Mitarbeiteronboarding etc.
- Vertragsverwaltung und elektronische Vertragsunterzeichnung
- Formularwesen (sämtliche Formulare, die bei Unternehmen in Papier ausgefüllt werden, digitalarchivieren)
- KFZ-Fuhrpark: TÜV-Prüfungen, Führerscheinabfragen, alle Vertragsunterlagen zu einem KFZ
- Objektmanagement im Bau- und Hausverwaltung
- Seminar- / Schulungsmanagement
- Arbeitssicherheitsunterweisungen und Prüfmittelverwaltung
- Produktionspapiere und revisionspflichtige Gewährleistungsdokumentation
- E-Mail-Archivierung
- Allgemeine Korrespondenz-Archivierung (Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten,Geschäftspartnern, Krankenkassen, Behörden)
und vielen weiteren Bereiche jeglicher Branchen und Einsatzgebiete dank des Workfl ow-Designers,fl exiblen Anpassungsmöglichkeiten sowie API-Schnittstellen von DocuWare.
Datenschutz & Sicherheit
Ihre Daten und Ihre Sicherheit stehen bei uns im Fokus.
Hierfür wurden wir als Gold Partner von DocuWare 2023 zertifiziert.
Auch das Dokumenten-Management von DocuWare ist GoBD Konform.
ZAHLREICHE NAMHAFTE WEITERE PARTNER VON QL-IT…
Über QL-IT …
Für Unternehmen, die sich wieder Ihrem Alltagsgeschäft widmen wollen
Nicht nur eine Zusammenarbeit
Eine „normale“ Zusammenarbeit, rein um ein einzelnes Problem zu lösen, führt extrem häufig zu Unzufriedenheit, da oft nicht langfristig geplant wurde. Daher ist uns wichtig, dass Sie langfristige Perspektiven bei uns haben, um dauerhaft glücklich mit uns zusammenzuarbeiten.
Ganzheitliche Herangehensweise
Jemand, der ganzheitlich denkt und dauerhaft für die Zufriedenheit seiner Kunden sorgt und nicht nur für kurze Zeit: Unsere Herangehensweise beruht auf langfristigen Erfahrungen und vielfach bewährten Konzepten, um Ihnen auch langfristige Lösungen und Entwicklungschancen zu bieten.
Ein zentraler Ansprechpartner
Ein Ansprechpartner für den gesamten Weg zu effizienten und zeitsparenden Prozessen: Mit uns bekommen Sie vom ersten Kontakt bis hin zur finalen Umsetzung eine kompetente Begleitung.
IHR ANSPRECHPARTNER FÜR UNTERNEHMENSEFFIZIENZ
Für Unternehmen, die sich wieder Ihrem Alltagsgeschäft widmen wollen
Analyse der Ist-Situation
Gemeinsam analysieren wir Ihre aktuelle Situation und decken Ihr Potenzial in Ihrem Unternehmen auf.
Entwicklung eines Konzeptes
Basierend auf der Ist- & Soll-Situation wird für Sie ein maßgeschneidertes Konzept entwickelt.
Implementierung von DocuWare
Ihr neues Dokumentenmanagement wird im Unternehmen erfolgreich eingeführt.
Jetzt kostenlose Beratung anfragen
Starten Sie noch heute. Schnell, einfach & kompetent für einen Rundum-Sorglos-Service durch Ihren zentralen Ansprechpartner mit jahrelanger Erfahrung.